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コロナ禍時代にメンバー間の協働をデザインする「ファシリテーション」

コロナ禍となって、職場に通勤する機会は減って在宅勤務/テレワークなどが進み、また会議やミーティングはオンラインで行われることが多くなりました。もともとインフラや慣行が整っていた職場もあれば、今回急遽整備する職場もあったかもしれません。どちらであったにせよ、対面が必須となる業種・職種を除き、人と人が直接対面する機会を減らす働き方がオンラインに置き換えたり、あるいは対面で接触する機会を減らす仕事の進め方が広がり、当初の状況に比べて落ち着きが見え始めているように見受けます。

こうしたコロナ禍時代への適応が進んだ背景には、今まですでに培っていたメンバー間の人間関係や共通認識が役立っていたことでしょう。それぞれがリモートで働いていたとしても、チームの中での自身の役割や他者との関係性についておおまかに想定ができたり、あるいはオンラインのコミュニケーションや電話でも調整、修正が聴きやすかったりします。互いの特徴や力量についてもある程度念頭に、発言や文章を解釈したり、わかなければ質問をすることも容易にできるでしょう。また、今までは未曾有の事態として、それぞれ何とかしなくてはと危機意識の共有もしやすかったことも適応が進む背景にあったことでしょう。

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オンラインでも中長期に必要な新たな人間関係やチーム、共通認識を築くには

しかし、ある程度短期的なオンライン化への転換が進んだ今、中長期的に持続的なパフォーマンスを出すかについて展望するならば、コロナ禍前から存在した人間関係、チーム体制、共通認識に頼るだけでは成り行かず、新たな人間関係やチーム、共通認識を築くことを必要とするフェーズを迎えている職場も多いのではないでしょうか。

タスク(仕事)を進めるプロセスに比べ、新たな関係性や戦略を構築するプロセスをオンラインで実施しようとするのは一筋縄にはいきません。リアルに顔を合わせた場では自然とできていた雑談や身体知の活用、全体性を感じる機会が、オンラインの場では大幅に制限されているからです。これからは、意図的に私たちの知性や感性を活用して、関係性の構築や全体性の察知を職場でどのように進めていくかが重要な鍵となるでしょう。

こうしたチャレンジへ対処して、新規メンバーを含めて多様な人たちがどのように協働できるかについて考える上で、「ファシリテーション」に関する知識と技術が参考になるでしょう。ファシリテーションとは、「集団による知的相互作用を促進する働き」であり、集団の協働作業を阻害する諸要因を取り除き、協働で生み出す成果、価値の創出を「容易にする(=facilitate)」ための一連のデザインと介入の働きです。

ファシリテーションにおける見立ての一つが、「タスク(仕事)」と「メンテナンス(協働チームづくりと保全)」のバランスです。今の状況と実現したいことをタスクとメンテナンスの2つの側面から検討します。

オンライン化の文脈では、タスク面のことは比較的進めやすく、またアウトプットのデジタル化によって視覚化や共有がしやすくなっている側面があります。しかし、オンラインで、しかもある程度関係性ができた人同士で仕事をしている状況ではメンテナンス上の課題には気がつかないこともしばしばあります。チームメンバーの、共通認識を築くことや、チーム内の関係性、個とチームの能力を築いたり、互いに自らの意志で他者に関心をもったり、支え合うことなどがメンテナンスの分野の諸要因です。リアルならば、雑談や直接顔を合わせて全体性を感じることで、声がけや時間を別途とる必要性に気づく機会もありますが、オンラインではこうした余白は失われがちであり、したがって、チームのメンテナンスが進まない状況がしばしばあるでしょう。

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組織メンバーたちの協働、チームメンバーの相互作用をデザインするファシリテーション

こうしてタスク面とメンテナンス面から課題を見出し後、ファシリテーションではその課題に対処するような、チームメンバーの相互作用についてのデザインを行います。メンバー間の関係性を築く目的であれば、雑談しやすくなるようにコーヒールームやオンライン食事会を設けるようなシンプルなアイディアもあるでしょう。あるいは、組織開発的なアプローチを活用して、ミーティングの最初と最後に全員が発言する「チェックイン/チェックアウト」や互いの人の歴史や人間性を知り合うための「ストーリーテリング」などを実施することもよいでしょう。また、これから直面する複雑に変化する事業環境を理解し、どのように自組織を適応させるかなど、戦略開発のためのシナリオ・プランニング、システム思考などの手法を取り入れたファシリテーションも有効でしょう。

チームメンバー同士が互いを知り、共通の状況理解や目的・ビジョンを共有するための方法は、リアルの職場で公式にも、非公式にも、さまざまなインタラクション(相互作用)を通じてなされてきたことでしょう。ある意味、皆さんはすでに自然とファシリテーションの知識や技術を知らずとも実践していたことが多々あることと考えられます。

今、文脈を顔を合わせる場からオンラインの場に変わり、組織メンバーたちの協働をファシリテーションしていくことが求められます。タスクや結果を求めるだけでなく、そのプロセスについてじっくり向き合い、適切な設計、再設計をするときに来ているかと思います。

ファシリテーションは、21世紀に求められる組織運営を探求して行く上で、重要な役割を果たす新しいリーダーシップスタイルとなっていくことでしょう。

(執筆:小田理一郎)

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